Как я использую Trello

Время на прочтение: 4 мин

Оглавление

Trello — это одна из самых известный систем управления задачами в online-режиме(режиме совместной работы над задачами). В рамках этой статьи мы рассмотрим основные принципы работы с инструментом. Я постараюсь объяснить где Trello окажется весьма полезным, а где лучше прибегнуть к альтернативным решениям. Рассмотрим платную и бесплатную версию. В последующих статьях мы детальнее разберем методы любительского и профессионального использования приложения.

Элементы Trello

Весь интерфейс приложения выстроен на основе японской методологии канбан-досок.
 
Доски – это основные рабочие пространства. Каждая доска представляет из себя проектную страницу, которая затем заполняется списками и карточками. Желательно использовать одну доску на одно направление деятельности.
 
 
Например в доске «Обратная связь» мы будем работать только с ответственной по этому направлению командой и только по задачам(тикетам) обратной связи, что логично.
 
Списки – столбцы, по которым мы будем сортировать задачи. В классическом виде столбцы представлены в виде ключевых статусов:
 
  • Запланированные (TO DO) – запланированный список задач
  • В работе (IN PROGRESS) – задачи, над которыми работают в данный момент времени
  • Выполненные (DONE) – готовые задачи, о которых можно забыть

 

Чтобы проще понять принцип работы, приведу следующий пример. Создаем задачу(карточку) «Подготовить отчет» в столбце TO DO.
 
 
Все задачи изначально создаются в столбце TO DO, так как это те задачи, которые мы только планируем сделать.
 
Как только мы начали делать задачу по подготовке отчета, мы переносим карточку с текущей задачей в столбец IN PROGRESS. Тем самым мы обозначили переход задачи из статуса ожидания в статус начала работ над задачей.
 
При завершении выполнения задачи с отчетом, мы переносим карточку в столбец DONE, обозначая выполнение задачи. Если же задача не была выполнена, переносим ее обратно в список TO DO, чтобы вновь взяться за нее в дальнейшем. Если задача попала в список DONE о ней можно забыть и приступить к следующей задаче из списка TO DO.
 
 
Желательно выбрать период, по истечению которого вы будете просматривать весь список задач. В определенные дни важно проводить анализ досок, чтобы своевременно актуализировать задачи и делать полезные выводы о проделанной работе.
 
Карточки – ключевые элементы Trello, над которыми мы работаем большую часть времени. В основном карточки оформляют в виде задач и мероприятий. Карточками могут являться встречи, заказы, тикеты(обращения в поддержку), конкретные задачи и так далее.
 
Карточки обладают рядом компонентов, которые мы разберём ниже. Некоторые из этих компонентов отображаются на закрытых карточках(при просмотре всей доски), а некоторые можно увидеть только открыв карточку(кликнув по ней). Каждая карточка состоит из следующих полей:
 
  • Заголовок – название карточки. Необходимо кратко описать карточку, чтобы можно было определить ее содержимое по одному названию.
  • Дата выполнения – срок завершения работ по карточке. Дедлайн, по истечению которого карточка должна быть уже выполнена.
  • Чек-лист – список подзадач к карточке. Чек-листов может быть несколько, из каждого элемента можно сделать отдельную карточку и связать с родительской.
  • Комментарии – обсуждение по карточке.Каждая карточка имеет свой email адрес. Можно настроить публикацию комментариев к карточке при получении сообщений на конкретный email.
  • Метки – теги карточек. Если в рамках доски у вас несколько тематик работ, можно дополнительно сортировать карточки по меткам. Наименование меток можно скрывать и показывать клавишей «;» на клавиатуре. Искать карточки по меткам можно с помощью клавиши «F».
  • Участники – зарегистрированные пользователи, имеющие доступ к доске. Участников привязывают к карточкам для того, чтобы они получали все ключевые обновления по задачам в самом приложении, а также в push и email уведомлениях
  • Вложения – файлы и ссылки, вложенные в карточки. В бесплатной версии ограничения на вложения к карточке 10 МБ, в платной 250 МБ

Структура досок

Trello очень гибкий инструмент, вы можете самостоятельно настроить под себя рабочее пространство. Детальнее мы разберем примеры досок в других статьях, здесь же я рассмотрю универсальное применение программы. Под применением я подразумеваю два формата использования Trello:
 
  • Любительское – организация собственного времени, персональное развитие и продвижение и так далее
  • Профессиональное – управление задачами(таск-менеджмент), взаимодействие с командой и клиентами и так далее
В рамках одной доски мы имеем два ключевых элемента для взаимодействия: карточки и списки. Мы можем выстроить из них любое удобное нам пространство для последующей работы.
 
  1. Статическая информация – списки и карточки, которые не будут подвергаться постоянным изменениям. Под статической информацией я представляю вводные данные, такие как:
  • Материалы – полезные документы и файлы, к которым вы часто обращаетесь при работе с данным проектом. Каждая карточка – какой-нибудь полезный материал.Клиенты, Подпроекты, Команда – любые дополнительные списки с полезной для вас информацией.
  1. Цели – список, где каждая карточка – четко сформулированная цель. Вы можете привязывать к карточке цели карточки задач, которые вы будете выполнять в рамках намеченных планов. Цели очень желательно формировать по SMART(СМАРТ).
 
Цель по SMART(СМАРТ) – Specific (Конкретная), Measurable(Измеримая), Achievable(Достижимая), Relevant(Значимая), Time bound (Ограниченная по времени)
 
3. Задачи по статусам – три колонки, которые мы рассматривали выше
 
  • К исполнению – запланированные карточкиВ работе – карточки, которые выполняются прямо сейчасГотово – Готовые карточки, на которые более можно не обращать внимание

Инструментарий

В работе я использую следующую связку инструментов:
 
  • Trello
  • Почта
  • Telegram
  • Google
Trello. Основная платформа, в которой хранятся полезные материалы по проекту, создаются и реализуются цели, задачи и мероприятия.
 
Почта. Используется как инструмент оповещения как внутри досок так и снаружи. Например, можно настроить получение писем по конкретной задаче в определённую карточку
 
Telegram. Как инструмент свободного общения с заказчиком и исполнителями. Телеграм очень хорошо дружит с трелло и может получать любые уведомления об изменения в досках Trello. Такой формат уведомлений подходит, чтобы держать участников проекта в курсе всех важных изменений.
 
Для связки telegram + trello я использую бота @trello_bot . Просто добавляете бота, выбирается доску, с которой хотите получать уведомления и чат, куда должны приходить эти уведомления.
Google. Здесь подразумевается использование следующих инструментов от Google, таких как:
 
  • Онлайн-офис для создания, редактирования и согласования классических документов
    ПрезентацииТекстовые документыТаблицы
  • Google диск для хранения и передачи файлов

Параметры

Благодаря бесплатному улучшению от Trello я создаю ряд параметров, привязанных к карточке, чтобы с ними было удобнее и нагляднее работать. Чаще выбираются стандартные параметры задачи, такие как:
 
  • Приоритет
  • Внешний комментарий (не путать с комментариями внутри карточки, так как там может развернуться целый чат обсуждений.
  • Внешний комментарий создается в качестве «подсказки» к карточке)
  • Статус
  • Тип задачи (мероприятие, программирование, верста и т.д.)
  • Связанный подпроект (если проект подразумевает несколько направлений)

Автоматизация

Butler. Для ускорения работы, я использую официальное улучшение butler, которое делает работу с задачами более гибкой и быстрой. Butler позволяет создавать и настраивать различные правила и кнопки без навыков программирования. Функционал настраивается путем применения простых логических последовательностей.
В пример приведу упрощенный вариант одного из правил:
Если в чек-лист «Подзадачи» добавлен элемент, то создать новую карточку с названием созданного элемента в столбце «Подзадачи» и связать ее с главной задачей
Согласитесь, в ручную подобные манипуляции отнимут уйму времени, однако, с помощью butler все становится гораздо проще.
 
Planyway. Данное решение позволяет синхронизировать все события на доске с google календарём в режиме онлайн. С помощью этого улучшения можно смотреть расписание задач со всех важных досок в одном месте, чего не скажешь про стандартный календарь от Trello